دور موظف الأرشيف الأساسي في تعزيز كفاءة منظومة العمل.. تعرف على التفاصيل

موظف الأرشيف يلعب دورًا حيويًا في منظومة العمل، حيث يعتبر حلقة الوصل الأساسية في حفظ وتنظيم المعلومات السرية والتوجيهات الإدارية، مما يضمن سير العمليات داخل المؤسسات بشكل سلس وآمن دون تسرب أي معلومة حساسة تؤثر على سير العمل.

كيف يؤثر دور موظف الأرشيف في منظومة العمل على السرية التنظيمية؟

أكد المختص بالموارد البشرية أسامة الشمري أهمية دور موظف الأرشيف في منظومة العمل، مشيرًا إلى أن التوجيهات والخطابات والأوامر التنفيذية التي يتعامل معها هذا الموظف تعد وثائق سرية لا يجوز نشرها؛ لأنها ترتبط مباشرة بإدارة المنظمة سواء كانت في القطاع الحكومي أو الخاص، وهدفها الأساسي تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة، مما يعكس ثقة الإدارة الكبيرة في موظف الأرشيف، ويبرز دوره كحارس للمعلومات التي تُعد من أسرار العمل التي لا يمكن التهاون فيها بأي شكل من الأشكال.

الالتزام بأخلاقيات العمل وأثرها على دور موظف الأرشيف في منظومة العمل

يخضع عمل موظف الأرشيف، بشكل مباشر، لأخلاقيات العمل التي يرسيها نظام العمل والعقود الموقعة بين الموظف والجهة التي ينتمي إليها، وهذا يجعل من دوره في منظومة العمل أكثر حساسية وتعقيدًا، خاصة أن الموظف يطلع على وثائق سرية ومعلومات حساسة لا يجب أن يتم التناقل بها، بل يجب حفظها بسرية تامة، واضعًا في اعتباره مسؤولية كبيرة اتجاه الحفاظ على سمعة المؤسسة وسير أعمالها بسلاسة، الأمر الذي يعزز ضرورة اختيار موظف الأرشيف الذي يمتلك نزاهة عالية ووعيًا بأهمية دوره في حماية أسرار العمل.

لماذا يُعتبر موظف الأرشيف عين الشركة التي لا تغلق في منظومة العمل؟

يتساءل البعض عما إذا كان موظف الأرشيف مجرد إداري بسيط أم أنه “عين الشركة التي لا تغلق”، ويجيب أسامة الشمري بأن هذا الدور يتعدى كونه إداريًا عاديًا إذ يمثل خير رقيب وذاكرة حية للمنظمة، إذ يؤمن تخزين وحفظ التوجيهات والوثائق التنفيذية الحساسة التي لا تظهر دائمًا في واجهة العمل لكنها حيوية ومؤثرة، ولذلك يعتمد على موظف الأرشيف:

• الحرص التام على السرية التامة للوثائق والمعلومات
• الالتزام التام بأخلاقيات العمل والأنظمة الداخلية
• تنظيم وتصنيف كافة المستندات الإدارية بشكل يسهل استرجاعها عند الحاجة

وتسهم هذه المهام في تعزيز جودة الأداء الإداري وتسهيل اتخاذ القرارات المبنية على معلومات دقيقة ومُحفوظة، ما يجعل من موظف الأرشيف حجر الزاوية في منظومة العمل سواء في القطاع الحكومي أو الخاص.